Technikai háttér

A rendezvények komoly technkai háttérapparátust igényelnek. Egy konferencia rendezésénél a technika ma már nem előny, hanem alapkövetelmény.

A teljesség igénye nélkül tekintsünk át néhány alapvető berendezést és eszközt.

Mikrofonok

A tökéletes hangosítás a nagylétszámú embercsoport kommunikációjának alapeleme.
Ismerünk asztali, álló, hordozható, csíptetős mikrofonokat, amelyeket az igényeknek megfelelően választhatunk, és kombinálhatunk. A mikrofonok legbonyolultabb formája a vitaberendezés.

Hangtechnika

A rendezvényeket sokféle hangeffektus kísérheti. Ezen kívül szükség lehet az elhangzottak teljes körű hangrögzítésére is.

Vetítők

A képi ábrázolás, ill. a kép-hang kombinációja a megértést segíti elő. Jelenleg a legismertebb vetítési formák a prezentáció computerről, könyvek, illusztrációk kivetítése projektorral vagy episzkópról, ill. a video- és filmvetítés. A fóliáról való írásvetítés és a diavetítés szinte már teljesen eltünk a modernizációval.
A vetítővásznak nagysága nem csak a kép élességét, hanem a láthatóságot is befolyásolja. Nagyon fontos az elhelyezése, hogy a teremben ülők jól láthassák.

Lámpák, irányított fények

A szabályozott világítás alkalmazása igen mutatós. Segítségükkel akár színesben kiemelhetünk dekorációt, teremrészleteket, hangsúlyozhatjuk a beszélő személyét, stb.
A berendezés használata előzetes tervezést, koreográfiát és szakértő kezelőszemélyzetet igényel.

Tolmácsberendezések

A nemzetközi konferenciák esetében gyakran van szükség tolmácsolásra.
A tolmácsberendezések költsége magas.
Az ülésekre felkészült termekbe eleve beépítik a berendezést. A résztvevők fejhallgatón keresztül követik nyomon az egyes nyelvekre történő fordításokat.

Computerek, fénymásolók

A computerek nemcsak a konferenciaszervezők adatfeldolgozásához és adataik tárolásához szükségesek, hanem a konferenciaanyagok leírásához, a vendég előadók adathordozón hozott előadásainak kinyomtatásához, stb.
Egy-egy nagyobb ülés fénymásolt anyagai szinte mindig nagy példányszámban, azonnal kellenek. Ehhez egy nagy teljesítményű fénymásolóra és szakértő kezelőszemélyzetre van szükség.

Bútorzat

Az egyes üléstípusokhoz más és más asztal, ill. szék illik.
Az elnökségi asztalok általános mérete 140x40 cm.
A 80x40 cm-es szervízasztalka jó szolgáltatot tesz kiegészítésként, de prospektus- és árubemutatón önállóü bútordarab lehet.
Az igazi konferenciaszékek tartozéka a felhajtható írólap, ami a jegyzetelést könnyíti meg.

A különféle igényeket kielégítő bútorzat, az alapvilágítás és alaphangosítás mellett sok eszközre is szükség van: dobogókra, posztertáblákra, információs-, irányíytó és névtáblákra, valamint nemzetközi ülésekhez zászlókra.
Nem esett szó továbbá az egyszerű flip chartokról, tollakról és egyéb kellékekről, amelyekkel az ülések helyszínének kötelezően kell rendelkezniük.

Nagyon fontos, hogy gondoskodjunk a megfelelő kezelőszemélyzetről, és a rendezvény kezdete előtt minden technikai berendezést próbáljunk ki. A legprofibb berendezést is tönkreteheti a hozzá nem értő kezelő, ill. a technika ördöge bármikor megtréfálhat bennünket. Számítsunk a bajra, és lehetőség szerint legyenek tartalék készülékeink, nem beszélve a helyzetet pánik nélkül átlátni és megoldani képes szakemberről.

 

Konferencia-szervezési alapok

Szervezett Ön már konferenciát? Ha igen, tudja mennyi buktatója van. Ha még nem, szeretnénk segíteni, hogy a buktató tényezőkkel ne is kelljen megismerkedni. Az alábbi sorok segítenek eligazodni a konferenciák tekervényes világában.

Az utóbbi időkben a rendezvényeknek talán leggyakoribb formája a konferencia. Eredetileg a konferencia jellegű összejövetelek inkább a tudományos élet területén voltak népszerűek, napjainkban azonban már az üzleti élet számos területén is szíves alkalmazott rendezvénytípus.

Előretörésének fő oka, hogy nem közvetlen, direkt marketingeszköz, hanem az elérendő célt, átadandó információt kissé burkoltabb formában juttatja el a célközönségnek. Hogyan is definiálhatjuk az üzleti rendezvények eme típusát?

DEFINÍCIÓ: Egy üzleti vállalkozás vagy vállalatcsoport megbízásából megvalósuló, információátadást és információcserét célzó előadásokra és konzultációkra épülő rendezvény.

---

A konferencia típusú üzleti rendezvényeknek négy fő csoportját különböztetjük meg:

1. üzleti konferenciák
2. képzési rendezvények
3. tájékoztató rendezvények
4. tanácskozások

---

A konferencia is eladásra szánt termék!

A konferencia eladható, ha érdeklődőre szabott, új információt ad át, szakmai köröket mozgásra, részvételre csábít, és ha a szervező, megrendelő elérte a kitűzött célját. Alapfeltétele: a termék, vagyis a feldolgozandó téma, szolgáltatás, teljes körű ismerete. 

---

Ha már eldöntöttük, hogy belefogunk, és konferenciát szervezünk, érdemes feltenni magunknak a következő kérdéseket: Ha mindenre igen a válasz, akkor nyitva áll az út a konferencia szervezése előtt.

• Meg tudom-e pontosan fogalmazni a konferencia célját?
• Ismerem-e annyira a témát, a konferencia célját, hogy úgy tudjam eladni, hogy ez szakmai körökben is elismerést vált ki?
• Képes vagyok-e olyan tematikát összeállítani, ami érdeklődőre szabott?
• Van-e akkora vonzereje a konferencia témáinak, hogy az általam megcélzott csoportot részvételre késztesse?
• Tudok-e olyan előadókat megnyerni, akik vonzzák a résztvevőket?
• Tudok-e magam köré olyan szakmai és lebonyolító stábot toborozni, akik szívvel- lélekkel szolgálják a konferencia sikerét?
• Arányban vannak-e a befektetett költségek a haszonnal?
• Miből akarom fedezni a költségeket, tudok-e szponzorokat megnyerni, vagy a részvételi díjból akarom fedezni a költségeket?
• Átgondoltam-e az operatív megvalósítás során a rám és a szervezői stábra váró feladatokat és megvalósításának reális esélyeit?

Valamennyiünk számára különleges érzést jelent, ha sokakkal vagyunk együtt, és ugyanazt az élményt éljük át közösen.

De a közös élmény magával ragad, és azt szeretjük, ha rendben mennek a dolgok, nem nekünk kell figyelni a rendre és a részletekre, hanem mások teszik ezt meg helyettünk.

---

Az ideális helyszín

A világ tele van jobbnál jobb konferenciahelyszínekkel, mégis sok összejövetelt rendeznek nem megfelelő helyszínen.
A megfelelő helyszín kiválasztása inkább tudomány, mint művészet...