Konferencia-szervezési alapok
Szervezett Ön már konferenciát? Ha igen, tudja mennyi buktatója van. Ha még nem, szeretnénk segíteni, hogy a buktató tényezőkkel ne is kelljen megismerkedni.
Az alábbi sorok segítenek eligazodni a konferenciák tekervényes világában.
Az utóbbi időkben a rendezvényeknek talán leggyakoribb formája a konferencia. Eredetileg a konferencia jellegű összejövetelek inkább a tudományos élet területén voltak népszerűek, napjainkban azonban már az üzleti élet számos területén is szíves alkalmazott rendezvénytípus.
Előretörésének fő oka, hogy nem közvetlen, direkt marketingeszköz, hanem az elérendő célt, átadandó információt kissé burkoltabb formában juttatja el a célközönségnek. Hogyan is definiálhatjuk az üzleti rendezvények eme típusát?
DEFINÍCIÓ:
Egy üzleti vállalkozás vagy vállalatcsoport megbízásából megvalósuló, információátadást és információcserét célzó előadásokra és konzultációkra épülő rendezvény.
|
|
A konferencia típusú üzleti rendezvényeknek négy fő csoportját különböztetjük meg:
1. üzleti konferenciák
2. képzési rendezvények
3. tájékoztató rendezvények
4. tanácskozások
A konferencia is eladásra szánt termék!
A konferencia eladható, ha érdeklődőre szabott, új információt ad át, szakmai köröket mozgásra, részvételre csábít, és ha a szervező, megrendelő elérte a kitűzött célját. Alapfeltétele: a termék, vagyis a feldolgozandó téma, szolgáltatás, teljes körű ismerete.
Ha már eldöntöttük, hogy belefogunk, és konferenciát szervezünk, érdemes feltenni magunknak a következő kérdéseket: Ha mindenre igen a válasz, akkor nyitva áll az út a konferencia szervezése előtt.
- Meg tudom-e pontosan fogalmazni a konferencia célját?
- Ismerem-e annyira a témát, a konferencia célját, hogy úgy tudjam eladni, hogy ez szakmai körökben is elismerést vált ki?
- Képes vagyok-e olyan tematikát összeállítani, ami érdeklődőre szabott?
- Van-e akkora vonzereje a konferencia témáinak, hogy az általam megcélzott csoportot részvételre késztesse?
- Tudok-e olyan előadókat megnyerni, akik vonzzák a résztvevőket?
- Tudok-e magam köré olyan szakmai és lebonyolító stábot toborozni, akik szívvel- lélekkel szolgálják a konferencia sikerét?
- Arányban vannak-e a befektetett költségek a haszonnal?
- Miből akarom fedezni a költségeket, tudok-e szponzorokat megnyerni, vagy a részvételi díjból akarom fedezni a költségeket?
- Átgondoltam-e az operatív megvalósítás során a rám és a szervezői stábra váró feladatokat és megvalósításának reális esélyeit?
|
| |
|
| |
Valamennyiünk számára különleges érzést jelent, ha sokakkal vagyunk együtt, és ugyanazt az élményt éljük át közösen.
De a közös élmény magával ragad, és azt szeretjük, ha rendben mennek a dolgok, nem nekünk kell figyelni a rendre és a részletekre, hanem mások teszik ezt meg helyettünk.
|
A rendezvények jelentősége, száma nagymértékben megnövekedett az utóbbi időben, mivel a vállalatok, ill. vállalkozások számára egyre fontosabbá vált a vevőkkel való közvetlen kapcsolattartás. Hangsúlyosabb lett a szórakoztatás is, mely által az üzenetet élményszerűen lehet eljuttatni a célcsoport tagjai felé.
A rendezvényszervezés lépései a tervezés, előkészítés, lebonyolítás és utómunkákból állnak, melyek hatékony elvégzése nélkülözhetetlen a rendezvény céljának eléréséhez.
|
| |
|
| |
Mitől jó egy rendezvény?
Rendezvényt szervezni mindenki tud. Jól, kevésbé jól, vagy éppenséggel nagyon rosszul, ez az általános vélemény. Hiszen minden háziasszony rendezett már születésnapi ünnepséget, minden főnök összejövetelt a munkatársak, sőt esetleg a partnerek részére is.
Manapság számtalan rendezvényen vehetünk részt, ezek azonban közel sem azonos színvonalúak. Felvetődik a kérdés, hogy mitől jó az egyik és mitől kevésbé jó a másik.
Jónak mondható egy rendezvény,
-
ha - a meghívottak számához képest - sokan jönnek el,
-
ha a meghívottak jól érzik magukat, és - a protokolláris távozási sorrendet betartva - sokáig maradnak a rendezvényen,
-
ha egyedi esemény a rendezvényünk, tehát a többihez képest valami többletet ad, és a résztvevőkre mély benyomást tesz.
Ami egy jó rendezvényhez szükséges:
-
jó megközelíthetőség, szállítóeszközök, parkolóhely,
-
megfelelően előkészített terem,
-
szálláshelyek több kategóriában,
-
elegendő ülő- illetve állóhely (bál alkalmával táncparkett),
-
elegendő és tiszta szociális helységek (mosdók, ruhatár, öltözők, stb.),
-
megfelelő mennyiségű és minőségű étel,
-
alkalomhoz illő zene,
-
alkalomhoz illő műsor,
-
felkészült moderátor, műsorvezető,
-
felkészült kisegítő személyzet (hosstesek, pincérek),
-
jelképek, szimbólumok, feliratok, kitűzők, dekoráció,
-
technikai eszközök biztosítása (hangosítás, világítás).
Akkor jó a rendezvény,
ha nincs hiányérzetünk!
|
|
| |
|
| |
A rendezvényszervezés korántsem olyan egyszerű feladat, ahogy azt sokan gondolják. A rendezvényt már az elején el lehet rontani, ha nem megfelelően mértük fel az igényeket, és rossz az alapötlet. Ezen kívül persze ügyelnünk kell a tervezés és a megvalósítás minden egyes fázisára, hiszen mindenhol van hibalehetőség, és nem kevésbé fontosak az utómunkálatok, melyeket szintén össze kell hangolnunk a szervezési folyamat egészével.
A rendezvényszervezés folyamatának lényege, hogy a megrendelő és a szervező cég állandó, folyamatos kapcsolatban van egymással.
Minden felmerülő kérdésben a megrendelő dönt, a szervező feladata pedig, hogy segítse őt az optimális döntés meghozatalában.
|
|
|
|
Tudományos rendezvények, kongresszusok, konferenciák |
|
| |
|
| |
Az ideális helyszín
A világ tele van jobbnál jobb konferenciahelyszínekkel, mégis sok összejövetelt rendeznek nem megfelelő helyszínen.
A megfelelő helyszín kiválasztása inkább tudomány, mint művészet...
|
|
| |
|
| |
Technikai háttér
A rendezvények komoly technkai háttérapparátust igényelnek.
Egy konferencia rendezésénél a technika ma már nem előny, hanem alapkövetelmény. |
|
| |
|
| |
Segíthetünk?
06-30-443-4477
 |
|
