A rendezvények jelentősége, száma nagymértékben megnövekedett az utóbbi időben, mivel a vállalatok, ill. vállalkozások számára egyre fontosabbá vált a vevőkkel való közvetlen kapcsolattartás. Hangsúlyosabb lett a szórakoztatás is, mely által az üzenetet élményszerűen lehet eljuttatni a célcsoport tagjai felé.

A rendezvényszervezés lépései a tervezés, előkészítés, lebonyolítás és utómunkákból állnak, melyek hatékony elvégzése nélkülözhetetlen a rendezvény céljának eléréséhez.

Mitől jó egy rendezvény?

Rendezvényt szervezni mindenki tud. Jól, kevésbé jól, vagy éppenséggel nagyon rosszul, ez az általános vélemény. Hiszen minden háziasszony rendezett már születésnapi ünnepséget, minden főnök összejövetelt a munkatársak, sőt esetleg a partnerek részére is.

Manapság számtalan rendezvényen vehetünk részt, ezek azonban közel sem azonos színvonalúak. Felvetődik a kérdés, hogy mitől jó az egyik és mitől kevésbé jó a másik.

Jónak mondható egy rendezvény,

• ha - a meghívottak számához képest - sokan jönnek el,
• ha a meghívottak jól érzik magukat, és - a protokolláris távozási sorrendet betartva - sokáig maradnak a rendezvényen,
• ha egyedi esemény a rendezvényünk, tehát a többihez képest valami többletet ad, és a résztvevőkre mély benyomást tesz.

Ami egy jó rendezvényhez szükséges:

• jó megközelíthetőség, szállítóeszközök, parkolóhely,
• megfelelően előkészített terem,
• szálláshelyek több kategóriában,
• elegendő ülő- illetve állóhely (bál alkalmával táncparkett),
• elegendő és tiszta szociális helységek (mosdók, ruhatár, öltözők, stb.),
• megfelelő mennyiségű és minőségű étel,
• alkalomhoz illő zene,
• alkalomhoz illő műsor,
• felkészült moderátor, műsorvezető,
• felkészült kisegítő személyzet (hosstesek, pincérek),
• jelképek, szimbólumok, feliratok, kitűzők, dekoráció,
• technikai eszközök biztosítása (hangosítás, világítás).

A rendezvényszervezés korántsem olyan egyszerű feladat, ahogy azt sokan gondolják. A rendezvényt már az elején el lehet rontani, ha nem megfelelően mértük fel az igényeket, és rossz az alapötlet. Ezen kívül persze ügyelnünk kell a tervezés és a megvalósítás minden egyes fázisára, hiszen mindenhol van hibalehetőség, és nem kevésbé fontosak az utómunkálatok, melyeket szintén össze kell hangolnunk a szervezési folyamat egészével.

A rendezvényszervezés folyamatának lényege, hogy a megrendelő és a szervező cég állandó, folyamatos kapcsolatban van egymással.

Minden felmerülő kérdésben a megrendelő dönt, a szervező feladata pedig, hogy segítse őt az optimális döntés meghozatalában.

Tudományos rendezvények, kongresszusok, konferenciák

Konferencia-szervezési alapok

Szervezett Ön már konferenciát? Ha igen, tudja mennyi buktatója van. Ha még nem, szeretnénk segíteni, hogy a buktató tényezőkkel ne is kelljen megismerkedni.
Az alábbi sorok segítenek eligazodni a konferenciák tekervényes világában.

Technikai háttér

A rendezvények komoly technkai háttérapparátust igényelnek.
Egy konferencia rendezésénél a technika ma már nem előny, hanem alapkövetelmény.

Segíthetünk?

06-30-443-4477