Logisztikai feladatok

• kapcsolattartás a szervezőkkel, kiállítókkal és a résztvevőkkel
  • folyamatos levelezés a szervezőkkel, kiállítókkal, résztvevőkkel, szállítókkal
  • szerződések kötése, módosítások, megerendelések, visszaigazolások, stb.
  • nagy tömegű egyéb levelezés (előzetes programok, jelentkezési lapok, stb.)
  • postázás
• kongresszus helyszínének biztosítása
• az üléshez szükséges termek felkutatása, lefoglalása
• az üléstermek és kiszolgáló irodák bérlése,
• berendezése
• technikai eszközök biztosítása
• nyomtatványok elkészíttetése
  • meghívók, programfüzet, jelentkezési lapok, stb. megszerkesztése
  • nyomdai munkálatok (értesítők, részvételi jegyek, programok, stb.) előkészítése, megszervezése
  • a dokumentumok koordinálása és elkészítése
• szállodai elszállásolás megszervezése
  • résztvevőknek, kísérőknek, előadóknak és VIP-vendégeknek
• rooming list (szállodai szobaelosztás) készítése
• étkezések biztosítása
  • kávészünetek, ebédek, esti étkezések
• irányító és üdvözlő táblák elkészíttetése és elhelyeztetése
• kongresszusi felszerelés összeállítása
  • toll, jegyzetblokk, táska, kitűző, információs anyagok, reklám-ajándéktárgyak, stb.
• személyzet biztosítása
  • az állandó és szerződéses munkaerők kiválasztása és foglalkoztatása
• társasági és kísérőprogramok megszervezése
  • társadalmi programok adminisztrácija és a protokoll
  • egyeztetés, ültetés, beszédek
  • kísérő- és hölgyprogramok megszervezése
• a meghívottak utazásának megszervezése
• sajtószolgálat, sajtókapcsolatok
  • sajtókommünikék megírása és szétküldése
  • sajtókonferenciák szervezése

Regisztrációs feladatok

• résztvevők regisztrálása a jelentkezések és felkérések alapján
  • résztvevők regisztrálása
    • on-line regisztrációs lehetőség
• regisztrációs és információs pult működtetése
• visszaigazolások és folyamatos tájékoztatás a megbízók felé
• titkársági szolgálat
  • címlisták, nyilvántartás
  • jelentkezési lapok visszaigazolása
  • információ, kongresszussal kapcsolatos kérdések megválaszolása
• naprakész információ a tudományos, részvételi és pénzügyi adatokról
• tudományos és társasági programok naprakész meghirdetése honlapunkon

Tudományos adminisztrációs feladatok

• tudományos programok koordinálása
  • a tudományos program regisztrálása a jelentkezések és felkérések alapján
  • visszaigazolások és folyamatos tájékoztatás a megbízó felé
  • levelezés az előadókkal, üléselnökökkel,
• összefoglalók on-line beküldése
• a tudományos program nyomda alá rendezése

Kiállításszervezés

• kapcsolattartás a kongresszus anyagi hátterét biztosító cégekkel
• a cégek személyre szabott kiszolgálása

Pénzügyi lebonyolítás

• költségvetés és elszámolás
• előkalkuláció
• áralku, kedvezmények elérése
• bizonylati fegyelem betartása

Konferencia-szervezési alapok

Szervezett Ön már konferenciát? Ha igen, tudja mennyi buktatója van. Ha még nem, szeretnénk segíteni, hogy a buktató tényezőkkel ne is kelljen megismerkedni.
Az alábbi sorok segítenek eligazodni a konferenciák tekervényes világában.

Technikai háttér

A rendezvények komoly technkai háttérapparátust igényelnek.
Egy konferencia rendezésénél a technika ma már nem előny, hanem alapkövetelmény.

Segíthetünk?

06-30-443-4477