A megvalósítás során gyakran előfordul, hogy a dolgok nem a terv szerint haladnak. A projektmenedzsment feladata biztosítani, hogy a projekt a kitűzött célok elérése felé haladjon. Ennek eszköze a nyomonkövetés, más szóval a monitoring, amely folyamatos információgyűjtést és -elemzést jelent az ellenőrzés és a döntéshozatal elősegítésére, a megvalósítás közben felmerülő problémák leküzdésére.
A monitoring a mindennapi menedzsment része. Lényege, hogy a tényleges folyamatokat összehasonlítja a tervben foglaltakkal, az erőforrásokra, tevékenységekre és az eredményekre összpontosítva. A folyamatos nyomonkövetés folyamatos visszacsatolásokat jelent, amelyek ismeretében időről időre rugalmasan módosítani kell az eredeti elképzeléseket, fejleszthetőek a gyenge pontok, pótolhatók bizonyos hiányzó elemek, illetve felhívhatják a figyelmünket olyan veszélyekre, amelyeket így időben elkerülhetünk.
Amennyiben a tervek és a tények eltérnek egymástól, úgy a projekt
megvalósítása alatt módosítani kell az eredeti terveket, szem előtt tartva, hogy a projekt kitűzött céljai ne sérüljenek. Fontos: a támogatási szerződés csak akkor módosítható, ha a projekt az így módosított feltételekkel is támogatható lett volna.
De nem csak a projekt megvalósulásának folyamatos nyomon követése a nyertes pályázó
feladata. A kedvezményezett bizonyos időközönként adatokat, jelentéseket köteles szolgáltatni
a projekt megvalósulásáról. Ha ezt elmulasztja, megeshet, hogy az igénybe vett
támogatást kamatostul kell visszafizetnie.
Emellett minden nyertes pályázó számíthat rá, hogy meglátogatják.
A pályázati útmutatóban meghatározott szervezetek ellenőrizhetik ugyanis a források
felhasználását. Erre bármikor sor kerülhet a pályázat beérkezésétől a projekt lezárásáig. Az előzetes
vizsgálatok (helyszíni szemle) a projekt megalapozottságát ellenőrzik, a megvalósítás utáni
ellenőrzés magát a vállalások teljesítését, az elszámolást, az adminisztrációt. A helyszíni szemlét
végzők a projekttel kapcsolatos bármilyen dokumentumot és a fejlesztés tárgyát is megvizsgálhatják.
A kedvezményezett köteles ugyanis a pályázatot, a projekt ellenőrzésére és finanszírozására
vonatkozó dokumentumait 2020-ig megőrizni. |
